工作－業務助理在做什麼？ - Janice

我們先來看看人力銀行上對於業務助理(Sales Assistant)的工作內容描述： ... 我所面試的職缺都有要求英文自介甚至全英面試，多準備一點總是好的。

GetstartedOpeninappJaniceSigninGetstarted19FollowersAboutGetstartedOpeninapp工作－業務助理在做什麼？Janice·Feb28,2020醜話必須說在前，與版上大神們不同的是，我只是一個平凡人，學歷平凡、經歷平凡，沒有什麼特殊專長與技能，平庸到2014年入學便休學，導致比同齡都晚一屆，直到2019年才畢業，中間甚至還二度差點被雙二一退學。

嗯，這真的有一段非常長的故事，不是我本篇想寫的。

本篇想分享我自2019年七月至2020年十月，共十五個月擔任B2B(電子業原廠)業助的經驗，包括：一、工作內容二、適任條件三、職涯發展誠如前話所述，記錄的只是個人經驗，參考價值極低，但若能幫助螢幕前好奇業務助理在做什麼的你更認識這個職位，我感到很榮幸也很高興。

那就不多寫了，開始吧。

一、工作內容我們先來看看人力銀行上對於業務助理(SalesAssistant)的工作內容描述：以我之前所待的公司為例。

很多人以為業務助理就是打雜的，尤其是第五點：完成業務主管其他交辦事項，常常給人「就是幫業務擦屁股嘛」的印象，有這樣的傳聞就表示一定有把業助當作打雜工&滅火器的事實，但至少在我現在所待的公司－－業務和業助是平行單位，只是兩者負責的工作內容不同而已！用最簡單也是最清楚的分水嶺來說明－－產品量產前由業務負責，量產後就幾乎是業助的工作了！作為業務不但要熟悉產品開發流程更要掌握整個產業趨勢，因此業務每週的工作內容通常會是：市場調查與分析、訂下業績目標與預算、拜訪客戶、討論導入產品規格、審閱合約、計算成本與報價……確定開案後便轉和研發/工程/PM等內部單位開會，確保試產品質與量產交期能夠趕上客戶需求（如此痛苦的循環著）一旦業務確定量產上軌道後便可以將後續出貨工作轉交給業助了，包括：管理客戶資料、接收訂單、下單給廠內、出貨、製作Invoice/Packing/出貨相關報表、催收應收帳款等等，每一家公司需要業助執行的工作範圍會有些許差異，建議面試時就問清楚會比較；多數公司都會導入ERP系統讓業助更方便管理，畢竟業務一人負責幾個案子，而業助一人得負責幾十甚至幾百個客戶啊！數量多且每個客戶狀況都不一樣，不但考驗記憶更考驗耐性與細心！然而，上述是工廠願意無條件Support的情況，現實多數的狀況是業務單位轉告生管或資材或採購單位，「這個月我要出多少貨，不然沒業績啊！」通常會得到這樣的回覆，「產能趕不上啦！來料數量不夠/品質不良啦！出這麼少量不符合經濟效益啦！/業務需求太晚提出啦！」業務只有一個必須得出貨的原因：公司需要營收，其他單位卻有一百種告訴你出不了貨的理由－－業務部幾乎是得和其他單位對著幹的單位，只是業務負責協調外部客人而業助協助和內部溝通，分別應對的單位不同而已。

因此，無論擔任業務或業助，都勢必少不了和其他單位協(吵)調(架)，有時得站在客戶端對廠內施壓，必要時得往前追溯原因，幫助排除交貨延宕的問題；有時又必須站在廠內的角度請客戶提供拉貨計畫，避免客戶把別人工廠當作自家倉庫這種惡劣的行為出現。

總之，業助當然可以只是打雜、傳聲筒、滅火器，但也可以是幫助公司推動量產運作順利、平衡來料與出貨、幫助庫存天數下降的重要角色！二、適任條件既然業助有其不可或缺性，資方在選擇業務助理的條件究竟有哪些呢？這還得取決於公司對於業務助理的定位。

以個人經驗而言，當初面試三家業助，有兩家都是到了面試才知道「啊，原來他們是想找新鮮人作為儲備業務，只是從助理職開始學習而已。

」由於科技業業務的培養期長且有一定的進入門檻，有經驗又適合的業務通常不好找，有些主管會想將業助慢慢培養成業務的，只是光從人力銀行上的職缺介紹上看不出來，所以建議想嘗試做B2B業務但一直不得門而其入的人，業助的缺也可以投投看嘍。

正因為公司將業助設定為業務的培訓職位，比起一般我們對助理所需具備的特質：細心、穩定、耐心等等條件當然也需要，但主管通常會更加在意應試者說話的邏輯與口條是否清晰、具有條理和開創性，也會假設壓力情境來衡量應試者抗壓性是否足夠；並且會問及應試者的職涯規劃來去判斷你是否也希望未來能夠成長為一名業務，還是比較偏好純內勤的業助工作。

其中我應徵的一家小公司，真的就是徵純內勤的業助，於是當我開門見山地向對方提起「希望從助理開始學起，日後公司能夠培養我成為業務。

」對方客氣地說明業務需要工程背景，面談很快便結束了，想當然也是沒有錄取，然而比起進公司才知道與自己的期待不符，還是在面試時就說清楚會更好！有些實話還是得寫，綜合周遭朋友投遞相關職缺的經驗，上市櫃公司或外商即便只是助理職缺，還是會對學歷/科系有所要求，理工/商管相關科系在投遞相關職缺較有優勢，如下：某家美商徵求業務助理的條件要求。

如果非相關科系，這邊會推薦考「國貿證照丙級」和「國貿大會考」，前者有證書證明，後者有點類似TOEIC，以分數去判斷考生的程度；一方面可以向公司證明自己具有基礎概念，另一方面，考試內容學起來其實還滿實用的，我自己是只有準備沒去考試，但公司相關實務的確是有用到的喔！再者會不管投遞的產業或職缺為何，有張TOEIC至少550的證明會有較多機會，並且強烈建議準備英文CV、自傳，以及3-5分鐘的英文自我介紹，我所面試的職缺都有要求英文自介甚至全英面試，多準備一點總是好的。

三、職涯發展既然公司對於業助職缺的定位會直接影響到工作內容和職涯發展，以我個人而言共十五個月的經驗是這樣的：頭五個月－－調時差(?)、熟悉ERP等系統、跟著資深業助同事學習業助相關工作、每天查一堆資料惡補相關產品和產業知識；這階段還沒有能夠直接對外的能力，寄送mail之前務必再三請主管協助確認後再發出。

不要怕發問，現在的學習是為了日後減輕同事和主管的負擔；將問到學到的流程抄錄成自己能夠理解的SOP，時刻翻閱直到熟悉為止。

中間五個月－－業助的工作內容已上手，大部分都能獨立作業，有自己負責對應的客戶，甚至能去思考如何能夠更加優化或簡化SOP，開始跟著業務見習各種大小會議(鴨子聽雷)，協助處理業務非核心區塊的任務。

這個階段的loading是最重的，必須兼顧業助份內工作，又要撥時間學習新的事務，心態調整非常重要，提醒自己五年後想擁有一份怎樣的工作？最後五個月－－業助的工作已大幅減少，只佔日常時間約兩成，其餘皆用來記錄會議內容、了解製程、排除進貨品質或產業作業不良，協助業務克服量產前會遇到的種種問題，並開始接觸成本與庫存水位相關的作業系統。

這階段讓我最後悔的事情便是害怕成長，走自己的路，讓別人去說吧，積極爭取，勇敢創造出自己的不可取代性，強者生存弱者淘汰永遠是第一法則。

整體而言，主管對我的安排是逐步往業務前進，會慢慢將一些工作放權讓我學習，甚至會要求我去看產業相關財報和新聞、資料；雖然名義上依舊是業務助理，但工作內容其實已經比業助多非常非常多了。

我的兩名資深業助同事則是鮮少離開辦公室，工作單純、穩定，不太需要學習新的事物；一直做業助，說實話並不利於職涯發展，升遷機會也十分有限，頂多之後成立業助/業管課，拉其中一名較資深的作為課長罷了。

個人認為工作和房子一樣，你喜歡的不見得別人也喜歡，你不喜歡的可能是別人的心頭寶，你對未來的想像會決定你現在的選擇和行為；作為純內勤業助，有其缺點與優點，除非得處理很偶然才會發生一次的客訴，不然準時下班、兼顧生活這點其實也是非常吸引人。

言下之意，其實決定走上業務這條路就要有願意比他人付出更多時間和努力的心理準備，新進人員的薪水卻不如每年穩定調薪的資深同事多（最後提一下薪資，業助起薪多半落在30–45K，因為區域/年資/工作內容而有所增減）做好職涯規劃並且相信自己的選擇、調整心態才有辦法堅持；寫下這篇記敘也是想保存下這一年多來的無愧於心的自己，想必待我成為真正獨當一面的B2B業務時再回頭看看會感觸良多吧！喜歡這篇流水記敘的話，請不要吝嗇拍個手，就是對我最好的鼓勵喔。

↑嗯，我只是因為大家都這麼寫，所以才加上去的，不拍也沒關係啦（傲嬌211 211JobsMorefromJaniceFollow決定有意識地過日子。

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