從e-mail 開始留下好印象！新鮮人應學會的6 招信件禮儀技巧

信件主旨除了應敘明目的外，也要提供足夠的辨別資訊，諸如這是什麼專案的會議、是哪間公司的採訪邀約、是誰的求職履歷等。

以求職信為例，主旨請不要只寫「 ... pineapplekpineapplek從e-mail開始留下好印象！新鮮人應學會的6招信件禮儀技巧把握好這些常出錯的小地方，透過細節也能贏在起跑點Wei-ChiaKao(PineApple)FollowApr30,2019·7minreadPhotobyJohnSchnobrichonUnsplash畢業季將近，許多企業紛紛開始進入徵才流程，對於正躍躍欲試準備投入職場的新鮮人或實習生們而言，如何在求職的各個階段留下良好印象，自然成為一件極為重要的事情。

關於履歷撰寫較為廣泛的建議，先前我已經發布過一篇文章了；這次，則是要就「信件」這個主題，更加詳細、深入的來說明在新鮮人身上常見的幾個疏漏，以及相應的一些小提醒。

前述的文章請往這裡走：你應該謹記的履歷撰寫DOs&DON’Ts寫給正徬徨於寫履歷與找實習的你medium.com一、分清楚CC和BCC，適當地「回覆所有人」寄電子郵件的時候，有三個必須認識的項目，了解他們各自的功能和用途，可以大幅度避免掉一些尷尬或失誤的場合，首先收件人(TO)應該不需要過多的解釋，就是這封信件最直接相關的寄件對象；另外兩項較常被搞混或不清楚的則是：副本(CC)：寄給和這封信件內容有相關、可能需要被告知到或同步訊息的對象，一般來說不會是主要負責處理或溝通的人。

舉例來說，我在回覆求職信的時候，會將公司的HR信箱加入副本，這樣一來其他與招募相關的同事也能即時跟上我的處理進度。

密件副本(BCC)：比較特別的功能，密件副本的對象雖然會收到信，但除了他以外的其他人是不會知道有哪些人收到密件副本的；因此，其他人回覆信件時密件副本就不會收到信。

這個功能常用在發送大量信件時，保護寄件對象的個人資料。

正確使用收件人、副本、密件副本等分類，未來進入職場後可是基本且十分重要的一環，如果不確定怎麼分別的話，也不妨多加觀察和參考同事或前輩的用法喔！此外，「回覆所有人」也是一個值得多留心的功能，單純「回覆」信件的時候，只有前一封信的寄件人本人、以及其他收件人能夠收到；「回覆所有人」則是包含副本對象也能收到回信，在許多狀況之下，由於副本對象也是需要同步了解情形、知悉討論或回應內容的，所以使用「回覆所有人」會是個更好也更完善的做法。

二、信件主旨應目的明確、文字簡潔信件主旨可說是最直接的第一印象，對於日常可能收到數十、上百封信的人來說，清晰明瞭、讓人馬上能理解目的的主旨是最理想的，在主旨中先標出重點也是個實用技巧。

舉例而言，同樣的意思和元素內容下，比起用「光穹遊戲《螢幕判官》推出同名小說，懇請協助刊登新聞稿」這種完整句子作為主旨，「【新聞稿】光穹遊戲《螢幕判官》推出同名小說」更加一目了然。

信件主旨除了應敘明目的外，也要提供足夠的辨別資訊，諸如這是什麼專案的會議、是哪間公司的採訪邀約、是誰的求職履歷等。

以求職信為例，主旨請不要只寫「履歷投遞」、「應徵實習生」等無法立即辨認的內容，而是要類似「應徵某某職位＿某某某」這樣，讓人資能第一眼就知道你是誰、你要應徵什麼工作，往後聯繫上也能更方便地找到你的那封信。

附帶一提，倘若你想求職的企業已經有在招募資訊上說明對主旨格式的要求了，就請不要自作主張任意更改。

而事實上當然不只主旨，包含內容項目、格式等，遵照徵才單位的規則是最基本的要求，否則很可能連進入面試的第一張門票都拿不到噢。

三、謹慎不草率的內文是基本配備關於內文，其實前一篇裡面提過很多內容了，這邊就再大概重述一次，當然主要還是針對「求職信」來舉例，但其實多半的建議都是各種情境通用的。

首先，請避免寄出沒頭沒尾的信件，撇開內容的品質不談，最起碼的底線是信件要有內容，而非「這是我的履歷，謝謝」這種等同於空白的一行文，或甚至連一行文都沒有的信件。

你可能感覺有些荒謬或浮誇，但是實不相瞞，點開不到五十字的求職信並不在少數。

當然，信件內文也並不是愈長就肯定愈好，但最起碼要用一小段的篇幅來說明「重點」，例如一封基本的求職信件篇幅和格式大概可以這樣寫：您好，我是[某某某]，日前經由[某某管道]得知貴公司目前有[某某職位]之職缺，經[怎樣怎樣]的一番瞭解後，對貴公司的[什麼什麼特色／此職缺的哪些部分]相當有興趣，因此寫信向您爭取這個機會。

我目前就讀於[某某學校某科系／曾於某某公司擔任某職位]，[自行撰寫一小段說明]。

所以我認為我[有信心勝任此職務／符合您的某某期望／能帶來某某益處]。

隨信附上我的履歷及作品集，我的聯絡方式為[手機、信箱]，[隨時／可通話或回信的時間]均可透過上述方式與我聯繫。

感謝您撥空閱讀我的信件，期望能有機會收到您的回應，若有任何建議或疑問之處，也敬請不吝指教，謝謝。

[某某某]　敬上其次，請留心信件中的用字遣詞吧！言語中適當表示出尊重有禮、不卑不亢的態度，會大大地提升好感度。

建議避免使用「我本人」、「我親自」等用法，在某一些場合或某些人的眼中，這些用詞帶有些許高人一等、太過自我中心的意味，很可能使得觀感不佳，但也不需要刻意或過度地自謙，類似於「我」這種中性詞彙往往是更安全的選擇。

原則上，不卑不亢幾乎可說是最恰當也最令人欣賞的態度。

最後，職場上的信件往來請多留點心，寄出前別忘了檢查一下錯字和細節。

包含信件、履歷、甚至所有附件中文字在內，都應極力避免無論中文錯字、英文拼音錯誤、標點符號誤用、缺漏字或多餘空白等失誤，特別是求職或其他具重要性的工作信件，更是需要以足夠的細膩與嚴謹來處理。

四、留意附加檔案的名稱和格式信件中的附加檔案是個意外地常被忽略的重點，暫時先撇開忘記附上附件就寄出這種基本失誤，最常見的問題有幾個：檔名不清楚、格式不正確以及檔案未壓縮。

舉例來說，求職信中必備的附加檔案「履歷」、「作品集」等，許多新鮮人會直接就以「我的履歷」、「Resume_2」之類自己在使用的檔名寄出，不僅沒有提供足以分辨的資訊，甚至可能會給人資一種履歷未完成的感受。

最理想的履歷檔名，是例如「履歷_某某某_應徵某某職位」、「作品集_某某某_2019」這樣清晰且資訊明確的名稱，可以依據情況適時加入如公司名稱、英文名字、履歷年份等資訊，務求讓人資在一大片的檔案海之中，能一眼就知道這是誰的履歷、這個人想要應徵什麼職缺。

檔案的最佳格式視情況會有所不同，像是履歷、作品集以無法編輯也不會版型跑掉的.pdf檔最為理想；但若是新聞稿、文案之類的文件，則以方便對方編輯或複製的.doc檔為佳。

對了，檔案中如果有較多的圖片，別忘了在寄出前壓縮唷！說到底呢，附檔的原則其實很簡單，無論在檔名中標註識別資訊、壓縮過大的檔案、選擇檔案格式等，最重要的就是替收件者設想，什麼樣的檔案對方使用起來會最舒服方便，就不太會出錯啦。

五、寄件用的信箱帳號也很重要寄信用的帳號名稱算是一個易忽略的小小細節啦，建議最理想的是使用中文或英文姓名，英文名字加上姓氏也可以，若你是學生找實習的話，把學校名稱也寫上去不失為一個好點子。

最重要的是，不要使用「王小明」之類的綽號或暱稱，以免給人資留下較為輕浮草率的印象。

六、即便只是回信也應該要完整有禮貌現在你已經學會如何中規中矩的寫出一封信，算是通過了第一道關卡，那麼回信該怎麼做呢？首先，別忘了我們在第一點的時候說過的，觀察收件人清單、適當地決定要用「回覆所有人」還是「回覆」來回信；再者，仔細把信件讀一次，詳實確定對方問的問題內容，或者你有疑問的地方是否真的沒有說明到，然後再開始動筆寫你的回應，切忌答非所問。

比如說，信件中要求回應「某段時期之間三個以上方便面談的時段」，那麼就請好好地列出「三個以上」時段，萬一剛好無法配合也應該說明原因（像是：由於課程安排因素，該段期間只有兩個時段能配合，不好意思。

），和前述的主旨格式要求類似，請不要在遊戲規則這種基本中的基本失誤，這樣不是太可惜了嗎？同樣地，有什麼需要回答的內容，也要充分理解對方的疑問候再有條理、邏輯性地回覆。

就算只是回信，該有的完整度與禮貌仍然不可少，書信往來畢竟是較為正式的溝通形式，與口頭對話並不一樣，不宜過度口語或簡略。

隨手寫一封信達到基本功能固然簡單，但如何寫出一封令人留下良好印象、提升好感度的郵件，甚至藉此增進溝通效益，其中可是有非常多微小而重要的眉眉角角呢！相信在讀完這篇文章後，你對「電子郵件」的小細節也有了更深了認識吧？那麼，未來在撰寫郵件時，別忘了多花一點心思、提升郵件質感喔。

最後，感謝每一位閱讀到此的（準）新鮮人，祝大家擁有晴朗充實的職場生活！pineapplekHi!654JobHuntingEmailWritingTips654 claps654pineapplekHi!ThisisPineAppleKao,aTaiwanesegirlwhoalwaystryhardtoenjoyhereverydaylife.I'mnowworkingfor18LightGameLtd.asabusinessdevelopment.Iwritewhatevertopicsthatinterestme.Contact:[email protected](PineApple)Follow浪漫的理論派，致力於成為螺絲釘中最不可或缺的那一枚，科技產業摸爬滾打浮浮沉沉中。

為追上某個背影而奮力狂奔著，每天都想溺死在小天使的笑容之中。

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