如何為企業製作最佳架構圖 - Microsoft

您應該早已見過公司架構圖了—這種圖表以方格、圖形或相片繪成，代表人員及其職位，亦包含聯絡資料、網頁連結、圖示及插圖。

... 圖表內的方格以直線相連， ... 跳到主要內容 如何為企業製作最佳架構圖 Microsoft365Team 九月25,2019 無論您在哪裡工作，瞭解同事的職務及職位，都有助大家更通力合作。

公司架構圖可讓我們迅速一覽企業結構，對於設置完善的辦公室、初創企業以至生產工廠都極其實用。

  公司架構圖是甚麼？  您應該早已見過公司架構圖了—這種圖表以方格、圖形或相片繪成，代表人員及其職位，亦包含聯絡資料、網頁連結、圖示及插圖。

公司架構圖的圖片範例 圖表內的方格以直線相連，顯示公司內部架構，說明同事之間的「上司下屬」關係、各部門所處位置及相互關聯。

   優點  公司架構圖有助新入職員工或義工迅速瞭解公司，將眼前所見的人名、臉孔等配對相關職位與職責。

一張公司架構圖在手，就連資深員工、人力資源部門同事以至企業老闆都能受惠！ 公司架構圖的作用：  顯示內部架構與階級  有助員工找出其所屬上司，面對問題時能聯絡相應負責人  有助釐清職位與職責   有助員工一站式保留所有同事的聯絡資料，方便實用  有助管理層瞭解各部門的員工人數，優化人力與資源分配狀況  讓員工深入探視晉升渠道  單憑一張公司架構圖，的確無法面面俱圓。

話雖如此，讓我們還是一覽公司最常用的架構圖：  四類公司架構圖  要選用哪種公司架構圖，取決於您的目標對象、貴企業情況及您想傳達的資訊。

您可能只須為全公司勾劃一幅簡單架構圖，又或各對象、各部門共需幾個版本的架構圖也說不定。

   每類公司架構圖都可予修訂，而大部分公司都會選用以下四類架構圖之一：   1.職能制由上而下階級圖  這種階級圖表最適用於展示傳統企業架構，頂部先有公司高層，再分為不同部門；每個部門先列出高層及中層管理人員，再有高級職員、中層人員及初級員工。

圖表完成後，會呈現金字塔形狀，各部門向上連至行政總裁。

  請留意：公司階級架構圖一般較易理解；不過，如果公司的指揮鏈內有多個層級，要找出正確的聯絡人及聯絡時機，也許不易，尤以問題浮現或員工想發表新構思時，情況更甚。

   2.公司部門架構圖  如果貴公司按產品生產線或地域組織架構，這種圖表就是穩陣可靠的選擇。

在各部門互相仰賴的情況下，公司部門圖表即可清晰顯示從屬關係。

一如公司階級架構圖，部門架構圖最頂部亦會先列出公司主席或行政總裁，但下方不會分岔成共用資源的部門，而會分成業務線(LOB)，並詳列各LOB內的部門，如人力資源、會計、法律及市場推廣部，以及各部門內的人員或職位。

   請留意：此類企業一般在各部門內都有重複的分部；如採用部門架構圖，可能人手膨脹，帶來不必要的管理開支。

  3.公司矩陣架構圖  此類公司架構圖一般適用於團隊或隊員隸屬多於一位經理的公司。

舉例來說，在報館中，一位記者可能同時報導本地新聞及財經，即隸屬兩位經理；能源供應公司的平面設計師會直接隸屬於平面設計主管，同時為可再生能源部處理專案，而要向該部門的高層人員匯報。

   請留意：如有隊員跨部門工作，企業一般會尋求較具創意的方式解決問題，提高工作環境內的協作性。

不過，如果團隊或隊員隸屬多於一位主管，則亦會增加混淆及衝突的機會。

   4.公司平面架構圖  平面或水平架構圖廣為小型企業採用，通常只分為兩個層級：行政人員及工作人員。

圖表會以實線顯示主要指揮鏈，虛線顯示第二層級職權線。

舉例來說，消防局正是採用平面架構圖，有一位局長、三位隊長及幾位消防員，向隊長匯報；而公司或部門主管如果只有幾位直豁下屬，亦可採用此類圖表。

  請留意：在平面架構中，主管與隊員一般關係密切，會共同作出決策。

員工的職責較重，亦講求比其他架構公司職員更高的自覺性。

因此，公司上下必須建立互信及團隊合作精神。

然而，由於此類公司團隊規模較小，如員工之間出現分歧，影響會更為明顯。

   巧用軟件製作公司架構圖  公司架構圖軟件 可助您輕鬆製作新的公司架構圖，替換舊有圖表。

讓我們一覽如何運用市面上最熱門的軟件選擇，製作公司架構圖！  用PowerPoint製作公司架構圖   PowerPoint 不僅是簡報工具，更可用來 建立公司架構圖，由此開始：  開啟PowerPoint新文件  前往[插入]標籤，按一下[SmartArt]  前往[階層圖]組別，選擇您需要的公司架構圖範本  按一下圖形，加入文字  按需要加入更多圖形(或人員)  所有員工都加入後，您可以在PowerPoint中著手重新整理公司架構圖。

只須前往[SmartArt工具設計]標籤，並運用[上移/下移]鍵，即可垂直移動圖形；使用[升階/降階]鍵，即可左右移動圖形。

   用Word製作公司架構圖    MicrosoftWord 不算是製作公司架構圖的常見工具，卻有助設計簡單圖表，顯示貴公司的運作情況。

在Word中製作公司架構圖的方法如下：  前往[插入]標籤，按一下[SmartArt]。

   前往[階層圖]組別，選擇您想使用的公司架構圖範本。

  下一步，您會看見圖形選單，可用來表示不同人員。

只須在圖表中輸入文字，即可列出各位人員。

  如需在公司架構圖範本中加入更多圖形，可按一下[SmartArt工具設計]標籤，然後按一下[新增圖案]。

  如要為公司架構圖內的個別員工調整次序，可在[文字對話框]方格中按一下他們的名字，然後按[Tab]鍵向上移、[Shift+Tab]鍵向下移；您亦可在[SmartArt設計]標籤中管理公司階級。

  您還可以透過[SmartArt工具設計]及[格式]標籤調整顏色、字體及尺寸。

   用ExcelVisio製作公司架構圖  Visio 是一款視覺拖放畫布工具，可助您製作公司架構圖，亦可連結 Excel 檔案或ActiveDirectories的數據，為您 自動製作公司架構圖。

結合兩者，您即可為各種規模的公司製作出亮麗奪目的公司架構圖。

開始之際，請先開啟Visio並按一下[公司架構圖小精靈]，然後：  按一下“檔案或數據庫已儲存的資料”  回答系統的提示問題  按個人喜好匯入圖片或圖像  按一下[完成]  除了從Excel直接匯入資訊到公司架構圖外，您亦可運用[公司架構圖小精靈]直接加入資料。

  更多公司架構圖製作貼士   即使用上了公司架構圖軟件，圖表資訊有時亦難免隱沒於圖形與文字之間…不過，只要巧用一點設計工夫，您還是可適為吸引看官注意。

那麼，不妨試用以下方法，修飾圖表：  恰當調整尺寸：如果圖表太大，說不定令人望而生畏…可以用三個圖表呈現的資料，何必硬擠入單一圖表之中？看官可先一覽公司大致架構，準備好後再深入瞭解各個部門。

只要一切最終指向公司最高層人員，那就可以了。

   採用一致圖形與色彩：主管級人員、中層人員及初級人員應分別採用一個形狀，並貫徹始終，以便看官更有效理解圖表；而公司各個部門亦可獲分配一個專屬顏色。

  加入相關資料：請務必加入聯絡資料、身處位置、客戶與專長等員工詳情，大家尋求協助時，就能得悉各同事的職能與所在地點了。

  以經理下方的側列形式顯示助理：這種格式有效標明助理職位，同時清晰顯示經理本身的直豁下屬，亦有助大家釐清要聯絡經理時應找哪位同事。

  留心空格排位：各個方格相隔的距離應一致，即可令圖表更簡明專業。

  公司架構圖繪製完成後，先請熟知公司架構(以及對公司一無所知)的人檢查一遍，就能確保圖表正確清晰，能為各層級人員都提供資訊。

歡迎瀏覽這份步驟 指南，進一步瞭解如何運用 軟件及範本 製作公司架構圖。

  關於作者 成長中心團隊致力於協助您開創、管理及經營企業。

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商業見解與構想不會構成專業的稅務或財務建議。

您應該連絡您的稅務或財務專家以討論您的情況。

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